subscribe: Posts | Comments

leader

Apakah Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas Sudah Benar?

0 comments
Apakah Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas Sudah Benar?

KhariVan Blog – Kemampuan berbahasa Indonesia dengan baik dan benar di kalangan masyarakat, mahasiswa, dan pegawai negeri sangat diperlukan. Yang dimaksud dengan bahasa yang baik adalah   bahasa   yang   mempunyai   nilai   rasa   yang   tepat   dan   sesuai   dengan   situasi pemakaiannya, sedangkan yang dimaksud dengan bahasa yang benar adalah bahasa yang menerapkan kaidah dengan konsisten.

Bahasa  Indonesia  mempunyai  kedudukan  yang  sangat  penting,  karena  bahasa Indonesia  berkedudukan  sebagai  bahasa  nasional  dan  bahasa  negara.  Sebagai  bahasa nasional sesuai dengan sumpah pemuda 1928, dan sebagai bahasa negara sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945.

Sebagai bahasa resmi kenegaraan, bahasa Indonesia dipakai di dalam segala upacara, peristiwa, dan kegiatan kenegaraan baik dalam bentuk lisan maupun dalam bentuk tertulis, termasuk penulisan dokumen dan putusan-putusan serta surat-surat yang dikeluarkan oleh pemerintah dan badan-badan kenegaraan lainnya.

Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan memiliki karakteristik yang berbeda dengan kegiatan berkomunikasi melalui lisan. Kegiatan berkomunikasi  melalui tulisan yang berwujud surat  perlu dilakukan secara cermat. Hal ini disebabkan paparan dalam surat tidak didukung konteks yang memperjelas pembicaraan. Ini berbeda dengan bahasa lisan yang selalu hadir dalam konteks tertentu. Konteks tersebut sangat membantu kelancaran   pembicaraan. Di samping itu, apabila terjadi ketidakjelasan atau ketidakpahaman terhadap suatu tuturan bisa ditanyakan secara langsung.

Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan (surat), dewasa ini dirasa semakin diperlukan. Hal ini disebabkan berbagai kegiatan yang dahulu (biasanya) dilakukan secara lisan sekarang tidak lagi dilakukan secara lisan. Sekarang hampir tidak dijumpai seseorang   mengundang orang  lain  dengan  cara  berkomunikasi  secara  lisan.  Itu  menunjukkan  betapa  pentingnya kegiatan melalui tulisan.

Surat  dinas  adalah naskah dinas  pelaksanaan tugas  pejabat  dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.

Surat yang dimaksudkan untuk memberi (informasi) antara lain surat pemberitahuan pengumuman, surat keterangan, dan surat keputusan. Surat yang dimaksudkan untuk meminta antara lain surat permohonan dan surat lamaran. Surat yang dimaksudkan untuk memerintah antara lain surat perintah dan surat tugas. Di samping itu, sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai bukti tertulis, bukti kesejarahan, alat pengingat, dan sebagai pedoman.

Mengingat demikian pentingnya surat dalam kegiatan berkomunikasi, khususnya surat dinas, maka penulisannya perlu mendapat perhatian serius, baik dari segi penampilan fisik maupun penampilan bahasanya. Akan tetapi, kenyataan di lapangan menunjukkan masih dijumpai adanya berbagai kesalahan dalam penulisan surat, atau dalam menjawab soal-soal baik  DUD maupun UPKP. Paparan berikut dimaksudkan   untuk mendeskripsikan berbagai kesalahan yang bisa terjadi dalam penulisan surat dinas. Sebelum itu, akan dipaparkan terlebih dahulu persyaratan penulisan surat  dengan harapan dapat dipakai pijakan dalam mendeskripsi dan menganalisis kesalahan penulisan surat. Analisis kesalahan penulisan surat dinas yang dipaparkan lebih banyak mengacu pada aturan yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan RI.

SURATSURAT YANG BAIK

Surat yang baik adalah surat yang dapat menyampaikan pesan/gagasan penulis kepada penerima surat sama seperti yang diinginkan oleh penulis surat, tidak menimbulkan salah penafsiran, menghargai penerima surat, dan tampil dengan bentuk yang benar. Oleh sebab itu, surat  yang  baik  haruslah  memenuhi  beberapa  syarat,  baik  syarat  yang  berkaitan  dengan bentuk, pengetikan, isi, maupun bahasa surat. Keempat hal tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.

Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. Penyusunan letak bagain-bagian surat (bentuk surat) harus sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan. Mengingat setiap lembaga memiliki model yang telah dibakukan untuk lembaga tersebut maka penulisan model harus sesuai dengan ketentuan dari lembaga. Pemilihan model surat yang tidak berasal dari lembaga tempat bekerja dianggap salah.

Kedua,  surat  harus  diketik  secara benar.  Pengetikan  surat  dianggap benar  apabila pengetikan surat tersebut dilakukan secara cermat, bersih, rapi, dan menggunakan kertas yang sesuai dengan aturan. Cermat artinya tidak terdapat kesalahan pengetikan   kata-kata yang terdapat dalam surat. Cermat juga berkaitan dengan pemilihan jenis dan ukuran huruf. Dalam surat  resmi  perlu  dipilih  jenis  huruf  yang  menunjukkan  keresmian,  misalnya  arial,  calibri, courier, pica, roman, dan times.      Bersih dalam arti tidak terdapat noda (biasanya tinta pita) atau dalam pengetikan manual tidak banyak tindasan (ditip-ex). Kertas yang digunakan adalah kertas yang memang dipersiapkan untuk surat, bukan sembarang kertas. Pemilihan warna kertas juga mendapat perhatian.

Ketiga, isi surat harus dinyatakan secara jelas, ringkas, sopan, dan eksplisit. Jelas dalam arti isi atau maksud surat dapat ditangkap secara jelas dan mudah. Surat resmi tidak perlu ditulis dengan cara yang berbelit-belit dan bertele-tele. Isi surat cukup dipaparkan secara ringkas tetapi utuh. Sopan dalam  arti tidak ada hal-hal yang dapat  menyakitkan hati penerima surat. Kesopanan biasanya berhubungan dengan pemilihan kata yang digunakan dalam surat. Eksplisit dalam arti bahwa isi surat harus dituangkan dengan kata-kata yang nyata.

Secara  garis  besar  isi  surat  dipilah  menjadi  tiga  bagian,  yaitu  paragraf  pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.  Paragraf pembuka merupakan pengantar yang mengarah pada inti surat. Dengan pengantar ini diharapkan pembaca tidak terkejut karena penulis langsung  mengarah  pada  isi.  Paragraf  isi  merupakan  hal  yang  akan  disampaikan  penulis kepada pembaca. Isi surat hendaknya ditulis secara jelas, singkat, dan utuh sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan salah pengertian. Paragraf penutup   merupakan simpulan dari paragraf isi. Sebagai simpulan, paragraf penutup berisi inti hal  yang ditulis. Di samping itu, sebagai penutup paragraf ini juga mengungkapkan harapan penulis pada penerima surat dan ucapan terima kasih.

Keempat, bahasa yang digunakan dalam surat harus baik  dan benar. Penggunaan bahasa dalam surat berhubungan dengan pemakaian ejaan, pemilihan kata, penyusunan kalimat, pengembangan paragraf, dan pemakaian gaya berbahasa. Kesalahan penulisan surat pada umumnya   berkaitan dengan pemakaian bahasa. Kesalahan yang  dimaksud meliputi kesalahan penerapan ejaan, kesalahan pemilihan kata, dan kesalahan penyusunan kalimat.

MASALAH EJAAN

Pemakaian ejaan akan berhadapan dengan cara bagaimana menuliskan huruf, kata, dan menggunakan tanda baca. Masalah ejaan yang sering salah dalam penulisan surat resmi meliputi penggunaan titik, koma, tanda hubung dan tanda pisah, tanda kurung, garis miring, dan garis bawah/cetak miring. Kesalahan pemakaian ejaan tersebut menyebar mulai kepala surat sampai dengan tembusan.

Kepala Surat

Kesalahan pemakaian ejaan dalam penulisan kepala surat pada umumnya berkaitan dengan penggunaan singkatan dan pemakaian tanda koma untuk pemilah antarbagian alamat. Perhatikan contoh berikut!

KEMENTERIAN KEUANGAN    REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

Jl. B. Sempor Nomor 28 Malang Telp.: (0341) 776345-725511

Penulisan kepala surat tersebut di atas memiliki beberapa kesalahan. Pertama, kepala surat seharusnya ditulis lengkap, tanpa ada penyingkatan. Kata jalan seharusnya ditulis jalan, tidak disingkat dengan Jl. Untuk menghindari kesalahan pemahaman, nama jalan seharusnya tidak disingkat. Singkatan B seperti contoh akan membingungkan pembaca . apakah yang dimaksud dengan B itu adalah Budi, Batang atau yang lainnya. Singakatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan untuk kepala surat, misal M.T. Haryono.

Kedua, antarbagian alamat pada kepala surat seharusnya diberi tanda koma. Antara jalan, kota, telepon, dan antarnomor telepon perlu diberi tanda koma. Di samping itu, setelah kata telepon tidak perlu digunakan  tanda titik dua, meskipun nomor telepon yang dimiliki lebih dari satu. Terakhir, kepala surat seharusnya ditutup dengan garis tebal. Pada contph di atas garis itu tidak ada. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

KEMENTERIAN KEUANGAN    REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

Jalan Bendungan Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon  (0341) 776345, 725511

Penanggalan Surat

Kesalahan penulisan tanggal surat ada umumnya berkaitan dengan penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka untuk bulan, dan penggunaan nama kota. Perhatikan penulisan tanggal pada surat berikut ini!

(1) 4 Juni 2011

(2) 4 Jun. 2011

(3) 4 Juni ‘11

(4) 4-6-2011

(5) Malang, 4 Juni 2011

Penulisan tanggal tersebut salah karena tidak mengikuti aturan. Aturan     penulisan tanggal pada surat adalah sebagai berikut. Penanggalan surat seharusnya tidak diakhiri dengan tanda titik atau tanda lainnya, baik tanda koma (,), titik koma (;) atau titik dan garis hubung (.,). Tanggal surat ditulis  secara lengkap, yaitu tanggal  ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Nama bulan tidak boleh disingkat, ditulis lengkap dan benar. Nama bulan juga tidak boleh diganti dengan angka seperti contoh (4). Angka tahun harus  ditulis  utuh,  tidak  boleh  ditulis  hanya  dua  angka  yang  terakhir  seperti  contoh  (3). Penulisan tanggal seharusnya tidak diawali dengan nama kota. Nama kota secara jelas sudah terdapat pada kepala surat. Penulisan tanggal yang betul adalah sebagai berikut.

(6) 4 Juni 2011

Nomor Surat

Kesalahan penulisan nomor surat pada umumnya terdapat pada pemakaian tanda titik. Pemakaian tanda titik yang salah pada nomor surat biasanya terletak pada akhir nomor atau pada kata nomor yang disingkat. Perhatikan contoh berikut!

(7) Nomor: 054/BPP.08/2011.

(8) No: 054/BPP.08/2011

Kesalahan contoh (7) terletak pada pemakaian tanda pada akhir nomor. Contoh (7) semestinya tidak diakhiri titik. Kesalahan contoh (8) terletak pada tidak dipakainya tanda titik setelah kata nomor yang disingkat. Sebagai suatu singkatan, kata itu memerlukan titik. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

(9) Nomor: 054/BPP.08/2011

(10)  No.: 054/BPP.08/2011

Hal Surat

Kesalahan penulisan hal surat dapat diamati pada contoh berikut.

(11)  Hal: Permohonan penceramah.

(12)  Hal.: Permohonan penceramah

(13)  Hal:  Permohonan Penceramah

(14)  Hal: PERMOHONAN PENCERAMAH

(15)  Hal: Permohonan penceramah

Kesalahan   contoh   (11)   terletak   pada   pemakaian   tanda      titik   pada   akhir   hal (penceramah). Penulisan hal surat semestinya tidak diakhiri dengan tanda apapun baik tanda titik, koma, titik koma, ataupun tanda lainnya. Contoh (11)   semestinya tidak  diakhiri titik. Kesalahan contoh (12) terletak pada dipakainya tanda titik setelah kata hal. Kata hal bukan merupakan singkatan dari perihal sehingga penulisan kata hal tidak perlu menggunakan titik. Kesalahan contoh (13) terletak pada penggunaan huruf kapital kata kedua untuk isi hal. Isi hal seharusnya diawali dengan huruf kapital pada kata pertama saja, kata kedua dan seterusnya (bila ada) tidak menggunakan huruf kapital. Kesalahan penulisan hal pada contoh (14) terletak pada penggunaan huruf kapital untuk semua isi hal. Isi hal seharusnya hanya menggunakan huruf kapital satu, yaitu pada awal kata pertama. Perkecualian pada kata yang menurut  aturan harus ditulis dengan huruf kapital.  Penulisan isi hal tidak perlu diberi garis bawah seperti pada contoh (15). Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

(16)  Hal: Permohonan penceramah

Lampiran Surat

Kesalahan penulisan lampiran surat pada umumnya berhubungan dengan pemakaian tanda titik dan penggunaan angka. Pemakaian tanda titik yang salah pada lampiran surat biasanya terletak pada akhir lampiran atau pada akhir kata lampiran yang disingkat. Perhatikan contoh berikut!

(17)  Lampiran: Satu eksemplar.

(18)  Lampiran: 1 eksemplar

(19)  Lamp: Satu eksemplar

Kesalahan contoh (17) terletak pada pemakaian tanda titik pada akhir lampiran. Contoh (17) semestinya tidak diakhiri titik. Jumlah lampiran contoh (18) hendaknya tidak ditulis angka, tetapi dengan  huruf.  Ini  dimaksudkan  agar  tidak  terjadi  kemungkinan  melakukan  pengubahan  di tengah perjalanan. Kesalahan contoh (19) terletak pada tidak dipakainya tanda titik setelah kata lampiran yang disingkat. Sebagai singkatan, kata itu memerlukan titik. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

(20)  Lampiran: Satu eksemplar

(21)  Lamp.: Satu eksemplar

Alamat Tujuan

Perhatikan contoh penulisan alamat surat berikut ini!

(22)  Kepada Yth.

Bapak Yanto Primanto

Jalan Sanjaya 99

Di Jakarta Selatan.

(23)  Yth. Bapak Dr. Tono

Jl. B. Sempor 1

Malang

(24)  Yth. Bapak Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan

Penulisan   alamat   tujuan   contoh   (22)   terdapat   beberapa   kekeliruan.   Pertama, penulisan alamat tujuan diawali dengan kata kepada. Seharusnya, penulisan alamat diawali dengan kata Yth. Kata kepada tidak digunakan pada alamat tujuan yang terdapat dalam surat. Kedua,  penulisan  alamat  tujuan  dalam  surat  seharusnya  tidak  diakhiri  dengan  tanda  titik. Ketiga, sapaan penghormatan (Yth.) seharusnya ditulis sejajar dengan orang yang dihormati Keempat, nama tempat (kota) pada alamat seharusnya tidak didahului kata depan di. Pembetulan contoh (22) tersebut adalah sebagai berikut.

(25)  Yth. Yanto Primanto

Jalan Sanjaya 99

Jakarta Selatan

Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada surat maupun pada sampul surat. Dengan demikian, sapaan Bapak pada contoh (23) dan (24) seharusnya tidak ada. Sapaan hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar. Contoh: Yth. Bapak Ahmad. Alamat tujuan harus ditulis dengan lengkap, tanpa ada penyingkatan. Ini dimaksudkan agar pembaca memahami secara jelas tanpa adanya keraguan. Contoh (23) seharusnya ditulis   Jalan Bendungan Sempor 1. Pembetulan contoh (23) dan (24) adalah sebagai berikut.

(26)  Yth. Dr. Tono

Jalan Bendungan Sempor 1

Malang

(27)  Yth. Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan

Isi Surat

Kesalahan penulisan isi surat yang berhubungan dengan penerapan ejaan pada umumnya berupa kesalahan pemakaian tanda koma, tanda hubung dan tanda pisah, garis miring, dan garis bawah. Paparan berikut secara berturut-turut menyajikan berbagai kesalahan penerapan ejaan pada penulisan bagian isi surat.

Kesalahan penggunaan tanda koma (,) dalam surat resmi terdapat pada contoh berikut.

(28)  Dengan ini diberitahukan, bahwa STNK kenderaan Saudara berakhir masa berlakunya pada tanggal 24 Juni 2011.

(29)  Kami segera memberitahu Saudara, jika ada perubahan jadwal.

Tanda koma (,) tidak digunakan untuk mengawali anak kalimat yang terletak di belakang induk kalimat. Jadi, tanda koma sebelum kata sambung bahwa, jika, bila, sebab, sehingga, meskipun, dan sesuah harus dihilangkan.

Demikian juga tanda koma sebelum kata bahwa dan jika pada contoh di atas harus dihilangkan. Sebaliknya, anak kalimat yang mendahului induknya harus diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh berikut!

(30)  Meskipun kami tidak dapat mengirimkan  utusan, kami tetap mendukung pendanaan kegiatan itu.

(31)  Karena  Saudara  belum  memberikan  jawaban,  kami  menganggap  Saudara  tidak bersedia.

Tanda  koma  harus  dipakai  di  belakang  ungkapan  penghubung  antarkalimat  atau

antarparagraf. Perhatikan contoh berikut!

(32)  @ di atas. Karena itu, @. (33)  Sehubungan dengan itu, @.

Sebagai kesimpulan, @.

Sejalan dengan pernyataan di atas,@.

Selanjutnya, tanda koma perlu dipakai di belakang keterangan yang terdapat pada awal bagian kalimat untuk menghindari salah baca. Contoh

(34)  Atas kerjasama baik Saudara, kami ucapkan terima kasih. (35)  Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Penutup Surat

Penutup  surat  terdiri  atas  nama  jabatan  penanda  tangan,  nama  pejabat  penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan. Kesalahan penulisan penutup surat dapat diamati pada contoh berikut

(36)           Direktur Jenderal, (Sasmita)

(37)           a/n Direktur Jenderal

DIAN PUTRI

(38)           Direktur Jenderal, Sasmita

Penulisan nama pejabat penanda tangan surat seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa ada  tanda lainnya, baik berupa garis  bawah seperti (38) maupun tanda kurung   seperti contoh   (36). Dengan semikian, penulisan nama pejabat   dengan menggunakan huruf kapital semua tidak dibenarkan.

Penulisan  singkatan  atas  nama  seharusnya  tidak  ditulis  a/n,  tetapi  a.n.  kesalahan serupa yang sering muncul adalah u/p, u/b, a/p, d/a, dan d/h. Bentuk-bentuk itu seharusnya ditulis u.p. (untuk perhatian), u.b. (untuk beliau), a.p. (atas perintah), d.a. (dengan alamat), dan d.h. (dahulu). Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

(39)  Direktur Jenderal, Sasmita

(40)  a.n. Direktur Jenderal, Dian Putri

Kesalahan penulisan NIP pada umumnya dapat diamati pada contoh berikut.

(41) NIP. 196109201983031004

(42)  N.I.P. 196109201983031004

(43)  NIP 1961.0920.198303.1004

Singkatan (kumpulan) kata tidak perlu memerlukan tanda titik, demikian juga singkatan setiap kata. Singkatan kata dapat mengambil hurup depannya tidak memerlukan titik. Titik juga tidak dipakai pada angka yang tidak menunjukkan jumlah. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.

(44)  NIP 196109201983031004

Tembusan

Penulisan kata Tembusan (dengan huruf T kapital diikuti dengan tanda titik dua), tidak perlu  menggunakan garis  bawah dan tidak  diikuti  oleh kata atau ungkapan  Kepada  Yang Terhormat atau Yth., apalagi jika diikuti kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, atau Saudara.

Jika tembusan surat lebih dari satu, angka Arab dipakai untuk menomorinya tidak menggunakan penggunaan tanda hubung (-) sebagai  lambang  penomoran.  Jika tembusan hanya satu, penulisannya tidak perlu diberi nomor. Kata pertinggal atau arsip tidak digunakan dalam tembusan surat karena sebuah surat dinas sudah tentu memiliki arsip. Selain itu, tembusan  hanya  diisi  oleh  pihak  yang  berhak  memperoleh  tembusan.  Oleh  karena  itu, ungkapan selain nama instansi/badan atau nama orang yang mendapat tembusan  tidak perlu dicantumkan. Ungkapan sebagai laporan, tidak perlu dicantumkan. Perhatikan contoh berikut!

(45)  Tembusan:

Direktur Jenderal Pajak

(46)  Tembusan:

  1. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
  2. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
  3. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum

(47)  Tembusan:

  1. Ir. Heri Putranto
  2. Drs. Lutfi M.

BERKAITAN DENGAN PEMAKAIAN KATA

Pemakaian kata dalam surat resmi hendaknya benar dan cermat. Benar     berkaitan dengan pembentukan kata, sedangkan cermat berhubungan dengan pemilihan kata. Perhatikan pemakaian kata menugaskan pada contoh berikut.

(48)  @ dengan ini kami menugaskan Budianto, S.H. untuk @.

Pemakaian kata menugaskan pada contoh (48) tidak betul karena pembentukan katanya tidak benar. Untuk maksud seperti di atas bentukan  kata yang betul adalah menugasi. Dengan demikian pembetulannya adalah sebagai berikut.

(49)  @ dengan ini kami menugasi Budianto, S.H. untuk @.

Dalam surat dinas masih   terdapat pemakaian kata yang tidak cermat. Berikut ini diberikan contoh-contoh

(50)  Bersama ini kami mengharap kehadiran Bapak pada rapat  yang diselenggarakan @ (51)  Sehubungan dengan itu, bersama ini kami mengharap Saudara segera  mengirimkan utusan.

Ungkapan bersama ini dipakai jika surat yang dikirimkan itu berlampiran.

Apabila surat tersebut tidak berlampiran maka pemakaian kata tersebut tidak benar. Jadi, yang benar adalah

(52)  Dengan ini kami mengharap @.

(53)  Sehubungan dengan itu, kami mengharap @

Sejalan dengan pernyataan di atas tidak berarti ungkapan bersama ini tidak bisa dipakai  dalam menulis surat. Ungkapan tersebut dipakai bila surat tersebut memiliki lampiran. Ungkapan bersama ini pada kalimat berikut dipakai secara cermat.

(54)  Sebagai   bahan   pertimbangan   Bapak   bersama   ini   saya   lampirkan   surat-surat kelengkapan lamaran saya.

BERKAITAN DENGAN PENYUSUNAN KALIMAT

Dalam surat resmi harus digunakan kalimat efektif. Kalimat efektif ialah kalimat yang memiliki kemampuan untuk menimbulkan kembali gagasan-gagasan pada pikiran pendengar atau pembaca seperti apa yang ada dalam pikiran pembicara atau penulis. Atau dengan kata lain kalimat efektif adalah kalimat yang dapat mengungkapkan gagasan penulis secara tepat dan dapat dipahami secara tepat pula oleh penerima (pembaca). Ciri kalimat efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa  yang (1) lugas, (2) ringkas, (3) jelas, dan (4) sopan.

Lugas berarti wajar, sederhana, atau bersahaja. Kalimat yang lugas adalah kalimat yang wajar,  alami,  dan  tidak  berlebihan.  Kalimat  yang  lugas  juga  tidak  berbunga-bunga  seperti bahasa sastra. Untuk itu, kalimat dalam surat resmi hanya mengungkapkan hal-hal yang perlu. Perhatikan contoh kalimat tidak lugas berikut.

(55)  Sudi apalah kiranya Bapak  mengabulkan lamaran saya ini.

(56)  Dengan kerendahan hati kami mohon bantuan   Bapak untuk membantu mengawasi tes CPNS.

Kalimat (55) dan (56) tidak memiliki ciri kelugasan. Kalimat  tersebut sangat berlebihan dan  berbunga-bunga.  Sifat  kelangsungan  kalimat  tersebut    juga  kurang.  Kalimat  tersebut menjadi lugas kalau diubah sebagai berikut.

(57)  Saya berharap Bapak mengabulkan lamaran saya.

(58)  Kami mengharapkan bantuan Bapak menjadi pengawas CPNS.

Ringkas berarti singkat tetapi padat. Kalimat ringkas adalah kalimat yang ditulis secara singkat tetapi padat. Kalimat ringkas tidak ditulis secara bertele-tele, berpanjang-panjang, dan berbelit-belit. Kepadatan isi perlu mendapat perhatian agar tidak terjadi kalimat yang bertele- tele. Perhatikan penyusunan kalimat berikut!

(59)  Setelah  Saudara  bubuhkan  tanda  tangan  di  tempat  yang  telah  disediakan,  kami mohon dengan hormat lagi sangat dalam waktu yang tidak terlalu lama tanda terima ini Saudara kirimkan kembali.

Kalimat (59) terasa bertele-tele. Demikian panjang dan bertele-tele kalimat tersebut sehingga pembaca kesulitan menangkap gagasan yang dikemukakan. Kalimat (60) atau (61) berikut meskipun lebih pendek tetapi mengandung makna yang tidak jauh berbeda dengan kalimat (59).

(60)  Setelah Saudara tanda tangani, kami harap tanda terima ini segera Saudara kirimkan kembali.

(61)  Kami harap tanda terima ini segera Saudara kirimkan kembali.

Kalimat yang jelas adalah kalimat yang artinya tidak meragukan   dan tidak menimbulkan salah paham. Kalimat yang jelas memiliki  unsur-unsur  yang lengkap, yaitu hal yang diterangkan dan hal yang menerangkan. Perhatikan contoh kalimat tidak jelas berikut!

(62)  Berdasarkan Juklak (petunjuk pelaksanaan) Penyaringan CPNS menyebutkan bahwa para ketua penguji harus segera melaporkan hasil penyaringan CPNS ke Pemda Tingkat I.

(63)  Hal itu untuk memperlancar penyelesaian administrasi di Pemda.

Kalimat (62) tidak jelas maksudnya. Hal ini disebabkan tidak ada atau tidak jelasnya unsur yang dijelaskan. Kalimat tersebut memerlukan unsur yang dijelaskan. Untuk itu, perlu dihadirkan unsur yang dijelaskan (dicetak miring) secara eksplisit. Kalimat tersebut dapat dibetulkan menjadi beberapa kemungkinan berikut.

(64)  Berdasarkan Juklak  ketua penguji harus segera melaporkan hasil penyaringan ke Pemda Tingkat I.

(65)  Juklak   Penyaringan   CPNS   menyebutkan   bahwa   ketua   penguji   harus   segera melaporkan hasil penyaringan ke Pemda Tingkat I.

Kalimat (63) tidak jelas maksudnya   karena tidak adanya   unsur yang menjelaskan agar kalimat itu benar, maka diperlukan unsur yang menjelaskan. Untuk itu, unsur yang menjelaskan (dicetak miring) perlu dihadirkan secara eksplisit. Perhatikan alternatif pembetulan berikut.

(66)  Hal itu dimaksudkan untuk memperlancar penyelesaian administrasi  di Pemda.

(67)  Hal itu bertujuan memperlancar penyelesaian administrasi di Pemda.

Kejelasan suatu kalimat dapat rusak karena pemakaian logika yang salah. Pemakaian logika yang salah menyebabkan hubungan antargagasan   dalam kalimat menjadi kabur. Perhatikan pemakaian logika yang salah pada kalimat berikut.

(68)  Sehubungan  dengan  permohonan  Saudara,  maka  kami  mengharapkan  kehadiran Saudara di kantor kami.

Pemakaian kata maka sebagai penanda hubung antargagasan dalam kalimat di atas tidak tepat. Kalimat di atas tidak memerlukan penanda hubung antargagasan secara eksplisit. Oleh karena itu, kata maka dalam kalimat tersebut perlu dihilangkan.

Sopan berarti hormat dengan takzim, tidak menyakitkan perasaan orang  lain. Dalam surat dinas rasa hormat itu dinyatakan dengan ungkapan penghormatan  yang terhormat (Yth.), salam pembuka dengan hormat, dan salam penutup hormat kami/saya, Wasalam, dan salam takzim. Selain itu, untuk menunjukkan rasa hormat dapat digunakan kata ganti, kata sapaan, kata-kata baku, atau kata-kata yang bernilai rasa halus.

Sumber : Abu Samman Lubis, Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang

Be Sociable, Share!
468 ad

Leave a Reply

*